Proposal Management Software: cosa sono e perché utilizzarli

Il tuo hotel è attrezzato per accogliere meeting e conferenze, ma nessuno risponde alle tue proposte? Una delle cause principali – che è anche la più semplice da risolvere – risiede nella presentazione delle tue offerte. Migliorare questo fattore può sancire la differenza tra una vendita riuscita ed una mancata: vediamo come fare.

In un articolo precedente abbiamo analizzato quali sono i servizi ancillari più richiesti del momento: in cima alla classifica sono presenti i cosiddetti MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions).

I MICE costituiscono un’eccezione nei servizi ancillari, in quanto spesso la struttura viene scelta in funzione della capacità di ospitare meeting o conferenze, e non il contrario – come invece avviene con la maggior parte dei servizi ancillari standard.

Per migliorare la vendita dei MICE dovrai quindi realizzare una proposta dedicata, creata unicamente per questo genere di vendita. Ed è qui che entrano in gioco i Proposal Management Software (PMS). Questi programmi sono pensati per la presentazione, promozione e personalizzazione delle offerte che un’azienda propone al cliente, sia esso un privato, un gruppo, una società o altro. Insomma, i PMS sono lo strumento ideale per incentivare la vendita dei MICE e degli altri servizi ancillari. Ma quali sono i software migliori? Diamoci un’occhiata.

3. FastReply

FastReply è un servizio che offre due cose: rapidità e semplicità. Dopo aver definito i template in base alle tipologie di cliente più diffuse, sarà possibile sia inviarli tramite mail che pubblicarli sul tuo sito. Anche se più adatto all’invio di offerte generiche, è comunque possibile utilizzare FastReply a livelli più avanzati, come per la gestione dei MICE. Il software include inoltre la possibilità di avviare una chat con il cliente, in modo da stabilire date, modalità e tariffe.

FastReply fornisce un periodo di prova gratuito, dopo il quale sarà possibile proseguire dopo aver definito un piano tariffario.

2. UpperSale

Pensato per un pubblico che mira a performance migliori, UpperSale è la via di mezzo ideale tra i software più generici e quelli più specializzati. Questa differenza si nota immediatamente nel pannello di controllo: da lì sarà possibile gestire utenti e ruoli, in modo da poter coinvolgere più persone all’interno del lavoro.

Un’altra caratteristica interessante è il reporting personalizzato, che ti consente di raccogliere statistiche riguardo le interazioni tra destinatario ed e-mail. Questo include il momento dell’apertura del messaggio, la durata di lettura e il tasso di conversione. Grazie a questa opzione, potrai gestire automaticamente o personalmente l’invio di ulteriori offerte e pacchetti al destinatario.

L’interfaccia è selezionabile in base alle tue preferenze, ed include una standard utilizzata dai Booking Engine (come Booking.com), un’interfaccia Channel Manager o una più tradizionale PMS.

Un’ultima caratteristica importante è la possibilità di automatizzare le mail pre e post stay, in modo da accompagnare il tuo cliente nel suo customer journey. A differenza di FastReply, UpperSale non include periodi di prova.

1. BeDirect

In cima alla classifica abbiamo BeDirect, un software adatto a chi vuole avere il controllo completo sul proprio proposal management. Oltre a tutte le funzionalità precedenti – che includono quindi template accattivanti, interfacce dedicate e possibilità di chattare con il proprio cliente – include altre novità adatte a valorizzare la tua offerta.

Sulla base delle statistiche raccolte, potrai infatti creare un database dei tuoi clienti, includendo tutte le vostre conversazioni e le offerte inviate. Sulla base dei profili realizzati sarà possibile creare un mini-sito creato ad hoc per loro, con offerte e presentazioni uniche basate sulle loro preferenze. È inoltre possibile automatizzare i vari processi, per risparmiare tempo in ogni passaggio.

Come introdurre i PMS nel tuo hotel

I Proposal Management Software si offrono di ottimizzare e automatizzare gli aspetti inerenti al contatto con il cliente, concentrandosi sulle offerte più importanti come i meeting e i convegni. Il tuo lavoro consiste quindi nell’individuare le tipologie di cliente, costruire dei template ad-hoc per soddisfare le loro esigenze e monitorare i dati per perfezionare il sistema.

Per aiutarti in queste e altre fasi della vendita dei servizi ancillari abbiamo creato Ancillary Generator Canvas, uno strumento gratuito in grado di analizzare i tuoi servizi aggiuntivi e adattare i PMS in base alle tue necessità.

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