Stabilire le priorità grazie alla matrice di Eisenhower

Ti è mai capitato di dedicare molto tempo ad un lavoro, per poi accorgerti che non era poi così importante? Oppure hai rimandato un impegno fino a trovarti, a pochi giorni dalla scadenza, con un carico di lavoro ingestibile? Nessun problema: capita a tutti.

Gestire un albergo non è certamente un mestiere rilassante, e l’aggiunta dei servizi ancillari non fa che aggiungere responsabilità e carichi di lavoro. Eisenhower è stato prima il generale incaricato di dirigere lo sbarco in Normandia, poi è diventato Presidente degli Stati Uniti per due mandati consecutivi. Una delle sue caratteristiche di spicco era la capacità di organizzare e portare a termine i propri compiti. Per questo ha ideato la cosiddetta matrice di Eisenhower, una semplice – e molto efficace – tabella a due entrate in grado di stabilire le priorità. Vuoi sapere come? Ne parliamo in questo articolo.

Una matrice di Eisenhower
I quattro quadranti di una matrice di Eisenhower: “Fare”, “Pianificare”, “Delegare”, “Eliminare”.
I quadranti sono definiti da Urgenza e Importanza.

Quadrante 1: Svolgi

Il primo quadrante racchiude gli impegni sia urgenti che importanti. Queste mansioni sono critiche per la tua attività e devono essere svolte il prima possibile, per evitare ripercussioni negative. Generalmente, questi compiti dovrebbero essere svolti entro il fine giornata.

Il quadrante 1 può quindi includere la telefonata di un cliente importante, progetti in scadenza o imprevisti che possono avere un impatto sulla tua struttura o/e clientela.

Quadrante 2: Pianifica

Gli impegni del secondo quadrante non sono urgenti, ma sono importanti. Dovrebbero occupare la maggior parte del tuo tempo, e sono in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine. Tendenzialmente, i compiti del quadrante 2 dovrebbero occupare la maggior parte del tuo tempo. Per delineare la differenza tra quadrante 2 e 1, è importante distinguere tra urgenza e importanza. Può capitare di confondere questi termini e vedere un obiettivo importante come urgente e viceversa, e questa confusione può generare dei problemi con la tua routine.

Un esempio di obiettivo che generalmente occupa il secondo quadrante è la gestione dei metodi di pagamento del tuo albergo: non è necessario modificarli immediatamente, ma pianificare dei cambiamenti può portarti un passo in avanti rispetto agli hotel concorrenti.

Quadrante 3: Delega

Quando un obiettivo ti sembra urgente ma non importante, la soluzione più immediata è delegare. Ricorda che la matrice di Eisenhower è soggettiva: un compito che non sembra importante per te può esserlo invece per un tuo collaboratore. Se sei a capo di una struttura ricettiva, dovrai imparare a stabilire a chi delegare i compiti che inserisci nel quadrante 3, in modo che siano nel loro quadrante 1: urgenti e importanti. Il quadrante 3 dovrebbe occuparti poco tempo, specie quando ci sono delle persone designate appositamente per quel genere di lavoro.

Quadrante 4: Elimina

Nell’ultimo quadrante abbiamo gli impegni non urgenti e non importanti. Stabilire quali siano è fondamentale per evitare di sprecare tempo. Generalmente, in questo quadrante ricadono le attività ricreative come entrare nei social network o parlare con un amico. L’approccio, ovviamente, non dev’essere drastico: prendersi dei momenti di svago aiuta certamente a lavorare meglio e, talvolta, a mantenere un contatto umano col proprio staff. Il consiglio è quindi quello di riconoscere quali attività non portano benefici al tuo lavoro, e di limitarne la durata.

Applicazioni della matrice di Eisenhower

Procrastinare è un difetto comune a molte persone, in modo più o meno significativo. Il primo passo per risolvere questo problema è circoscriverlo: puoi farlo velocemente con una matrice di Eisenhower. Prova a realizzare una matrice per ogni giorno della settimana, cambiando l’importanza degli impegni in base alla loro deadline. A fine giornata, cancella gli impegni che sono stati risolti, sia da parte tua che dal tuo team. Controlla quanto tempo hai dedicato ad ogni quadrante, e dove hai riscontrato eventuali problemi. Sarà molto più semplice capire come suddividere le tue mansioni e quanto tempo dedicarci.

La matrice di Eisenhower è quindi uno strumento molto utile per stabilire la tua routine e le tue priorità. Una volta individuati i quattro quadranti, è necessario trovare il metodo di approccio più adatto ad ognuno dei tuoi obiettivi, sia quelli urgenti che quelli a lunga data.

L’introduzione e lo sviluppo dei servizi ancillari nel tuo hotel comporta nuovi obiettivi e compiti che possono mettere in difficoltà anche l’albergatore più preparato. Ancillary Generator Canvas è uno strumento creato ad hoc per aiutarti nel processo di integrazione e gestione dei servizi ancillari nei tuoi hotel, che dovrai poi inserire nella tua matrice di Eisenhower.

Sei interessato? Clicca sul pulsante qui sotto e scarica subito Ancillary Generator Canvas!

Rispondi

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.